Con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, todas las empresas en España deben garantizar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores.
Este cambio en la normativa laboral no solo refuerza el cumplimiento de los derechos de los empleados, sino que también asegura una mayor transparencia en las relaciones laborales.
La nueva normativa sobre el control de la jornada laboral en España, aborda la problemática del cumplimiento de los horarios de trabajo, a partir del, excluyendo cualquier posibilidad de fraude al no compensar o abonar las horas extras trabajadas. El objetivo final, de acuerdo con el Gobierno, es dar respuesta a las denuncias de contrataciones a tiempo parcial que ocultan jornadas completas, incumplimientos horarios y la existencia de horas extra no pagadas ni cotizadas, algo imposible de controlar sin un registro real y diario.
¿Qué implica esta obligación para las empresas?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas deben garantizar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. A continuación, desglosamos los principales aspectos que implica esta obligación:
- Registro diario de la jornada:
- Se debe registrar el horario exacto de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador. Este registro incluye todas las horas efectivamente trabajadas, incluyendo horas extras, pausas o descansos establecidos en el convenio colectivo o el contrato laboral.
- La normativa no exime a ningún tipo de empresa ni a trabajadores con contrato parcial o completo. Esto también aplica a empleados que trabajen en remoto o bajo modalidades flexibles.
- La finalidad de este registro es garantizar que se cumpla la legislación vigente en cuanto a la duración de la jornada laboral y a la remuneración de horas extraordinarias.
- Conservación de los registros:
- Los registros deben conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años. Este requisito permite a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social verificar el cumplimiento de la normativa en cualquier momento.
- Los registros deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Esto significa que deben ser accesibles de forma ágil y comprensible.
- Medio de registro:
- La normativa no especifica una herramienta única para realizar el registro, pero enfatiza la necesidad de que el sistema sea digital, fiable e invariable. Esto implica que el registro no debe poder ser manipulado o alterado de forma arbitraria.
- Aunque por ahora es legal realizar los registros de jornada en papel o de forma manual, el Ministerio de Trabajo enfatiza que estos deben cumplir con los requisitos de fiabilidad, inmutabilidad y accesibilidad. Esto implica que cualquier sistema manual debe estar diseñado para garantizar la integridad de los datos y evitar su manipulación.
- Muchas empresas van a tener que optar por soluciones digitales para cambiar la firma en papel, como aplicaciones de gestión del tiempo, sistemas biométricos o herramientas en la nube, que permiten un control automatizado y seguro del tiempo trabajado. Estos sistemas digitales facilitan el cumplimiento normativo, especialmente ante inspecciones o auditorías.
Novedades: acceso remoto y digitalización
Una de las propuestas más recientes del Ministerio de Trabajo y Economía Social es permitir que la Inspección de Trabajo tenga acceso remoto a los registros de jornada de las empresas. Esta medida busca modernizar el control del cumplimiento de la normativa laboral y facilitar la detección de irregularidades.
Qué implica esta propuesta para las empresas:
- Accesibilidad:
- Los registros deben estar disponibles de forma electrónica para la Inspección, reduciendo los tiempos de respuesta en caso de requerimientos.
- Esto obliga a las empresas a implementar soluciones tecnológicas que permitan una gestión eficiente de los datos laborales.
- Interoperabilidad:
- Los sistemas deben ser compatibles con los formatos y plataformas utilizadas por la Inspección de Trabajo, asegurando que la información pueda ser compartida de manera efectiva.
- Esto podría implicar ajustes en los sistemas ya existentes en las empresas.
- Autenticidad y trazabilidad:
- Los registros deben garantizar la autenticidad de la información, así como la posibilidad de rastrear cualquier modificación realizada.
- Esto no solo asegura la protección de los derechos de los trabajadores, sino que también protege a las empresas de posibles fraudes internos o externos.
Cumplir para evitar sanciones
El incumplimiento de la normativa sobre registro de jornada laboral puede conllevar sanciones severas. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), el no disponer de un registro de jornada se considera una infracción grave. Las sanciones oscilan entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de la gravedad y el alcance del incumplimiento.
El Ministerio de Trabajo ha propuesto que, las multas puedan ser acumulativas e imponerse por cada trabajador afectado, lo que aumenta significativamente la cuantía total de la sanción. Por ejemplo, si una empresa no registra correctamente la jornada de 10 empleados, podría enfrentarse a sanciones multiplicadas por el número de afectados.
Criterios que agravan las sanciones:
- Falta de colaboración con la Inspección de Trabajo: Si la empresa no entrega o dificulta el acceso a los registros solicitados, las sanciones podrían ser más severas.
- Reiteración del incumplimiento: Si la empresa ya ha sido sancionada anteriormente por infracciones similares, esto puede incrementar el importe de la multa o llevar a medidas adicionales.
- Evidencia de fraude laboral: Por ejemplo, si la ausencia de registro oculta prácticas como la no retribución de horas extras o incumplimientos de los descansos obligatorios.
Responsabilidad administrativa y judicial:
Además de las sanciones económicas, el incumplimiento podría dar lugar a:
- Denuncias por parte de los trabajadores:
- Los empleados o sus representantes legales pueden denunciar a la empresa si consideran que no se cumple con la normativa, lo que puede derivar en inspecciones adicionales o litigios.
- Reclamaciones laborales:
- Si los registros no son fiables o no existen, la empresa puede enfrentar reclamaciones por parte de los empleados, especialmente en casos de horas extras no pagadas.
- Posibles recargos en cotizaciones sociales:
- En caso de que la falta de registro impida el correcto cálculo de las horas trabajadas y de las cotizaciones, la Seguridad Social podría exigir recargos adicionales.
Todo esto resalta la importancia de implementar un sistema de registro adecuado y efectivo en cada empresa para evitar posibles sanciones y sobre todo para tener controlado de forma segura el control horario de los trabajadores de la empresa.
Recomendaciones para tu empresa
- Adopta un sistema de registro digital:
- Busca una aplicación digital que cumpla con la normativa.
- Capacita a tus empleados:
- Forma a tus trabajadores y responsables de áreas para que comprendan la importancia del registro de jornada y sepan cómo utilizar las herramientas implementadas.
- Realiza auditorías internas:
- Periódicamente revisa los registros y el cumplimiento de los procedimientos para identificar posibles errores o áreas de mejora.
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Cumplir con la obligación de registrar la jornada laboral no solo evita sanciones, sino que también promueve una cultura de transparencia y equidad en el lugar de trabajo. Las empresas que adoptan un enfoque proactivo hacia esta normativa de inminente puesta en marcha, fortalecen sus relaciones laborales y se alinean con las mejores prácticas empresariales.