Le informamos en este post sobre las preguntas más frecuentes que se está haciendo cualquier empresa, al conocer el nuevo sistema Informático de Facturación que se va a implantar en pocos meses, cuya fecha tope para que puedan adaptar su sistema de facturación es el próximo 25 de julio de 2025, cuya fecha parece lejana pero está bastante cerca y «todas las empresas» han de tomar una decisión, revisar sus aplicaciones y en el caso que su aplicativo no se actualice a la nueva normativa, ver una solución alternativa y hacer un proceso de Migración.
Ruano Informática, como desarrolladores y distribuidores de todo tipo de software y como consultores especializados en tecnología con más de 30 años de experiencia, podemos ayudarles en todo este proceso.
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PREGUNTAS FRECUENTES:
¿Qué es el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación?
Por este nombre conocemos al Reglamento de la Ley Antifraude, Real Decreto 1007/2023, por el que se establecen los requisitos que debe adoptar el software de facturación de empresarios y profesionales. Su objetivo es estandarizar los formatos de los registros de facturación y ampliar el control sobre dicha facturación para impedir el fraude fiscal.
¿Cuándo entra en vigor el Reglamento?
Los obligados tributarios deberán estar adaptados a la normativa a partir del 1 de julio de 2025. Los productores y comercializadores de programas de facturación deberán ofrecer sus productos adaptados en el plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial.
¿A quién afecta?
La normativa aplica en todo el territorio español (excepto País Vasco, Navarra, y empresas acogidas al SII), y afecta a todos los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos de facturación y que sean:
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Contribuyentes del Imp. sobre Sociedades, excepto entidades exentas.
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Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
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Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
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Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
¿Hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El contribuyente tiene dos opciones:
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Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (llamado Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
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Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.
¿Afecta a las empresas que no utilizan software de facturación?
Afecta a todas las empresas y profesionales que emiten facturas mediante lo que el Reglamento considera que es un sistema informático de facturación, es decir, cualquier sistema de software y hardware que se use para emitir facturas y que permita admitir, conservar y procesar la información de facturación.
¿Cómo puedo adaptarme a la normativa?
Asegúrate de utilizar un programa de facturación adaptado a la misma y que incluya la correspondiente Declaración Responsable conforme que el sistema cumple con lo dispuesto en la LGT y el Reglamento.
¿Qué se entiende por sistema informático de facturación?
Según el Reglamento, se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas y que permita:
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Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
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Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
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Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.
¿Qué se entiende por factura?
Una factura es un documento expedido por empresarios o profesionales en el ejercicio de su actividad que refleja una entrega de bienes o prestación de servicios.
La normativa española, en concreto el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, habla de dos tipos de facturas:
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La factura completa u ordinaria, que debe incluir todos los datos y requisitos que se detallan en este Reglamento.
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La factura simplificada, que sustituyó los denominados tickets y que tiene un contenido más resumido que la completa.
¿Se consideran sistemas informáticos las hojas de cálculo (Excel) y editores de textos (Word) o similares?
Lo son si se utilizan para admitir, conservar y procesar la información de facturación. Por lo tanto, si lo son, deberán cumplir los requisitos que establece este Reglamento, lo que implica tener un sistema adaptado.
¿Qué se entiende por factura?
Una factura es un documento expedido por empresarios o profesionales en el ejercicio de su actividad que refleja una entrega de bienes o prestación de servicios.
La normativa española, en concreto el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, habla de dos tipos de facturas:
-
La factura completa u ordinaria, que debe incluir todos los datos y requisitos que se detallan en este Reglamento.
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La factura simplificada, que sustituyó los denominados tickets y que tiene un contenido más resumido que la completa.
¿Un ticket es una factura?
El “ticket” no existe. En realidad, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación habla de factura simplificada.
¿Están afectadas las empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII)?
No están afectadas aquellas empresas o profesionales que se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Cuál será la fecha de implantación para cada uno de los obligados?
Las compañías desarrolladoras de software deberán ofrecer sus productos adaptados a los 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que concreta especificaciones técnicas y funcionales.
Las empresas que expidan facturas con un sistema informático deberán adaptarse antes del 1 de julio de 2025.
¿El Reglamento establece sanciones?
Sí, el incumplimiento de los requisitos por parte de empresas y autónomos se sancionará con multas de 50.000 euros “por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados”.
En el caso de los desarrolladores y comercializadores de software, serán multas de 150.000 euros “por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de la infracción”. Además, “se sancionarán con multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado”.
¿Cómo puede saber una empresa si su software de facturación está adaptado?
Las empresas desarrolladoras de software deberán certificar, mediante una declaración responsable, que su sistema de software está adaptado a la nueva normativa. La declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición.
¿Habrá un listado oficial de software homologado como se hizo con TicketBAI?
No está previsto.
¿Qué otras normativas implican cambios en facturación, a corto y medio plazo?
La aprobación de la Ley Crea y Crece trae consigo, entre otras medidas, la obligatoriedad de la factura electrónica para todos los intercambios entre empresarios y profesionales. De esta manera se quiere garantizar mayor trazabilidad y control de pagos, con el objetivo final de evitar la morosidad.
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